Quali prove dell’uso del bene servono oltre al contratto nel ruling patent box storico?

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore commercialista · Pubblicato il 03/11/2026

Nel ruling Patent Box storico, oltre al contratto, è utile ricostruire prove che mostrino come il bene immateriale sia stato effettivamente impiegato, in quale periodo, in quale processo o prodotto e con quale collegamento ai dati disponibili. Il contratto può identificare le parti e l’oggetto dell’accordo; non ricostruisce però, da solo, la continuità tra il bene descritto e l’operatività concreta.

La prova più leggibile nasce dall’incrocio di evidenze contemporanee: una descrizione identificabile del bene, tracce del suo utilizzo, documenti che collocano tale utilizzo nel tempo e dati economici o contabili riferibili allo stesso perimetro. Non serve moltiplicare file simili: serve una catena che consenta di passare dal contratto al fatto operativo senza salti non spiegati. Questo è particolarmente utile quando il fascicolo storico viene riorganizzato per un ruling, un interpello o un confronto documentale sul Patent Box.

Dal contratto al fatto operativo

Il primo passaggio consiste nel separare ciò che il contratto racconta da ciò che occorre rendere riconoscibile nell’attività aziendale. Una licenza, una cessione o un accordo infragruppo può contenere il nome del bene, l’ambito di utilizzo e le condizioni pattuite. La ricostruzione dell’uso, invece, parte da una domanda più concreta: quale versione, know-how, software, disegno o altro bene immateriale è stato impiegato in una specifica attività e quali documenti lo mostrano?

Una catena documentale può essere composta, in base al caso, da questi elementi:

• una scheda tecnica, un registro interno, una tavola progettuale o altra descrizione che distingua il bene da denominazioni generiche o versioni successive;
• evidenze di sviluppo, aggiornamento, rilascio, configurazione, produzione o impiego che riportino una data o siano collocabili in un periodo;
• documenti commerciali, ordini, offerte, manuali, comunicazioni di progetto o documentazione di prodotto che colleghino l’attività al bene identificato;
• fatture, prospetti di ricavi, royalty, centri di costo o altri dati economici che usino un perimetro confrontabile con quello tecnico e contrattuale.

Il valore di questi documenti non dipende dal loro numero. Un documento tecnico molto preciso ma riferito a una versione diversa da quella contrattuale crea uno scarto da spiegare; una fattura che descrive un prodotto senza richiamare il bene può essere un indizio da collegare ad altre evidenze, non una prova autosufficiente dell’uso. Nel dossier nexus e nell’onere probatorio, la qualità della relazione tra documenti è più utile di una raccolta indistinta.

Quali elementi rendono l’uso verificabile

Per rendere l’uso del bene comprensibile, conviene verificare quattro corrispondenze. La prima è l’identità: il nome commerciale, il codice, la versione o la descrizione tecnica usata nelle fonti interne coincide con l’oggetto contrattuale oppure la differenza è documentata. La seconda è il tempo: le evidenze si collocano nel periodo analizzato e non soltanto in un momento successivo. La terza è la funzione: il documento mostra se il bene è stato sviluppato, incorporato in un prodotto, concesso in uso, usato in un processo o impiegato in un’attività diversa. La quarta è il perimetro economico: costi, ricavi o royalty disponibili riguardano lo stesso oggetto e la stessa attività, oppure indicano un aggregato più ampio.

Il passaggio risolutivo non è attribuire per presunzione un dato economico al bene. È rendere visibile lo scarto. Se il contratto identifica un software, la documentazione tecnica richiama una versione del software e i ricavi riguardano un prodotto più ampio, la ricostruzione può distinguere con chiarezza: ciò che prova l’esistenza del bene, ciò che prova il suo impiego e ciò che resta da collegare ai dati economici. Uno scarto ancora privo di spiegazione è un risultato operativo utile, perché evita di trattare come già dimostrata una relazione soltanto plausibile.

Quando il problema riguarda soprattutto l’ordine dei documenti disponibili, può essere utile partire da una ricognizione dei documenti da preparare per il Patent Box, mantenendo separata la domanda specifica sull’uso effettivo del bene.

Errore da correggere: usare il contratto come prova completa

L’errore ricorrente non è l’assenza del contratto, ma trattarlo come se descrivesse anche l’esecuzione concreta. In un fascicolo storico questo può accadere quando documenti tecnici, amministrativi e commerciali sono stati conservati da funzioni diverse e usano etichette non coincidenti. La correzione utile è costruire un percorso breve, con risultati documentali osservabili.

1. Fissare l’oggetto. Predisporre una riga descrittiva per ciascun bene considerato: denominazione contrattuale, eventuale codice interno, versione e attività in cui si ritiene sia stato usato. Se due denominazioni non coincidono, la differenza resta annotata anziché essere assimilata.
2. Associare una traccia di utilizzo. Per ogni riga, individuare il documento che mostra l’impiego concreto: rilascio, progetto, produzione, manuale, comunicazione operativa o altro riscontro pertinente. La traccia va letta insieme a data, autore o funzione aziendale e oggetto descritto.
3. Confrontare il perimetro economico. Affiancare il documento disponibile su costi, ricavi o royalty e indicare se parla dello stesso bene, dello stesso prodotto o di un insieme più ampio. L’esito può essere corrispondenza, corrispondenza parziale oppure scarto da chiarire.
4. Conservare il nesso esplicativo. Quando il collegamento dipende da un passaggio tecnico o organizzativo, registrare chi può spiegarlo e quale fonte lo sostiene. Una spiegazione ricostruita dopo anni può orientare la ricerca, ma non sostituisce le evidenze disponibili.

Questo percorso non trasforma una ricostruzione interna in una conclusione fiscale. Serve a distinguere una posizione documentata da una posizione in cui l’uso del bene è soltanto dichiarato. È buona pratica mantenere anche le lacune: eliminare una denominazione incongruente o sostituire una versione con un’altra rende il fascicolo meno leggibile, non più solido.

Alternative da distinguere prima di ordinare il fascicolo

Non tutti i documenti hanno la stessa funzione. Se il bene è incorporato in un prodotto, il punto centrale è il collegamento tra bene, versione e prodotto venduto. Se il bene è concesso in licenza, assumono rilievo nella ricostruzione l’oggetto concesso, l’evidenza dell’utilizzo contrattuale e i documenti economici coerenti. Se il bene è usato internamente in un processo, la catena può partire da istruzioni operative, progetti, report o altri documenti che mostrino l’impiego nel processo stesso.

La scelta cambia anche quando l’uso è mutato nel tempo. Un contratto invariato può convivere con versioni, prodotti, canali o attività differenti. In questo caso conviene dividere la ricostruzione in periodi omogenei, senza estendere automaticamente una prova relativa a un periodo agli altri. Il dato che può cambiare la conclusione organizzativa è proprio l’esistenza di una fonte datata che unisca il bene alla funzione svolta nel periodo da analizzare.

Quando coinvolgere lo studio

Conviene coinvolgere lo studio quando contratto, evidenze operative e dati economici usano perimetri diversi, quando non è chiaro quale versione del bene sia rilevante o quando il fascicolo destinato a un ruling Patent Box storico contiene passaggi non ricostruibili con i documenti già ordinati. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può svolgere una prima lettura fiscale, contabile ed economica della posizione: confronta bene immateriale, attività, costi, ricavi, contratti ed evidenze operative per individuare corrispondenze, scarti e questioni da approfondire.

Nel contatto è sufficiente descrivere la situazione, l’urgenza e un elenco dei documenti disponibili, indicando ad esempio il tipo di bene e il periodo cui si riferisce la ricostruzione. Le modalità di trasmissione possono essere concordate dopo il contatto; non occorre anticipare allegati riservati per orientare la prima valutazione.

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